Bedarfsmanagement

Vermeiden Sie unübersichtliche und fehleranfällige Beschaffungssituationen sowie unnötigen Zeitverlust durch ungenaue oder unvollständige Angaben. Mit unserem System behalten Sie jederzeit den vollständigen Überblick über den Status aller Budget- und Beschaffungsanträge, sodass Sie keine wichtigen Informationen aus den Augen verlieren. Durch die Implementierung digitalisierter Formulare und automatisierter Workflows wird der gesamte Prozess effizienter und transparenter.

Die Anträge enthalten klare und strukturierte Informationen, die eine präzise Bearbeitung ermöglichen. Automatisierte Benachrichtigungen halten alle Beteiligten stets auf dem Laufenden und stellen sicher, dass keine Fristen versäumt werden. Diese optimierten Arbeitsabläufe sparen Ihnen und Ihren Kollegen nicht nur wertvolle Zeit, sondern tragen auch zu einer deutlich höheren Planungssicherheit bei. So können Sie sich auf das Wesentliche konzentrieren, während der Prozess im Hintergrund reibungslos und nachvollziehbar abläuft.

✓ Transparenz und Übersicht für alle Beteiligten

✓ Zeitersparnis durch qualitativ bessere Anträge und automatisierte Workflows

✓ Planungssicherheit durch zentrale Erfassung aller Anträge

✓ Spezifische Antragsformulare für alle Ausgabenkategorien

✓ Individuelle Workflows für Ihre Organisation

✓ Automatische Benachrichtigungen und Erinnerungen per E-Mail

✓ Protokollierung aller Kommentare, Änderungen und Entscheide

✓ Parallele Bearbeitung von unterschiedlichen Abteilungen oder Kommissionen

✓ Zentrales Cockpit und Archivierung aller Anträge

Beschaffungsmanagement

Das Strategic Sourcing-Modul bietet Ihnen einen vollständig digitalisierten Evaluations- und Beschaffungsprozess, der es Ihnen ermöglicht, durch das Einholen von Offerten, Ausschreibungen und RFIs einen umfassenden Marktvergleich durchzuführen und optimale Einkaufskonditionen auszuhandeln – auch in enger Zusammenarbeit mit anderen Unternehmen oder Organisationen. Das Modul verbindet Sie mit einem spezialisierten Lieferantennetzwerk, das auf die spezifischen Anforderungen Ihrer Branche und Ihres Unternehmens zugeschnitten ist. In nur wenigen Schritten können Sie maßgeschneiderte Beschaffungsprojekte erstellen, strukturierte Angebote einholen, Verhandlungen führen und die besten Angebote bewerten, um fundierte Entscheidungen zu treffen.

Durch die Möglichkeit, sowohl Spezialisten als auch Anwender aktiv in den gesamten Beschaffungsprozess einzubeziehen, wird die Entscheidungsfindung objektiviert und die Zusammenarbeit zwischen den Abteilungen gestärkt. Dies führt zu einer höheren Transparenz, Effizienz und besseren Ergebnissen, da alle relevanten Stakeholder ihre Expertise einbringen können. Das modulare System trägt so zu einer nachhaltigeren und kosteneffizienteren Beschaffung bei, die optimal auf die Bedürfnisse Ihres Unternehmens abgestimmt ist.

✓ bessere Kaufentscheide dank strukturierten Angeboten

✓ Einsparungen durch effektivere Preisfindung und effiziente Prozesse

✓ engere Verbindungen zwischen Ihren Abteilungen

✓ End2End digitalisiertes Sourcing für alle Ausgabenkategorien

✓ RFIs, RFQs, Auktionen, öffentliche Ausschreibungen inkl. Publikation

✓ Pooling für gemeinsame Beschaffungen

✓ Auswertungsassistent (TCO, Nutzwertanalyse, Teilangebote etc.)

✓ Automatisierte Verhandlung per Auktion

✓ Unternehmensweite Zusammenarbeit (Spezifikation, Teststellung, Bewertung)

Compare

In der dynamischen Geschäftswelt von heute ist eine effiziente Kommunikation mit Ihren Lieferanten unerlässlich. Unsere innovative Lösung revolutioniert die digitale Bestell- und Auftragsabwicklung und ermöglicht Ihnen, Bestellungen sowie Auftragsbestätigungen (AB) schnell und unkompliziert zu übermitteln.

Ein Schlüsselmerkmal unserer Dienstleistung ist der digitale Abgleich der Bestell- und AB-Daten. Durch die präzise Identifizierung von Abweichungen garantieren wir die Richtigkeit aller Informationen. Nach dem Abgleich werden betroffene Bestellungen über einen klar strukturierten Workflow weiterverarbeitet, sodass Sie blitzschnell reagieren können.

Um Ihre Prozesse weiter zu optimieren, integrieren wir automatisierte Schnittstellen in Ihr bestehendes ERP-System. Dies gewährleistet einen nahtlosen Datenaustausch und ermöglicht Ihnen, den Überblick über Ihre Bestellungen mit umfassenden Reportingmöglichkeiten zu behalten. Steigern Sie die Effizienz Ihres Unternehmens und minimieren Sie Fehlerquellen – vertrauen Sie auf unsere digitale Lösung für eine zukunftssichere Auftragsabwicklung!

✓ Import der Bestelldaten

✓ Digitaler Prozess von “A-Z“

✓ Konfigurierbare Lösung mit Weiterentwicklungspotenzial (Datenvergleich)

✓ Entlastung der Mitarbeiter von rein administrativen Aufgaben

✓ Exception-Management: Mitarbeiter agieren „nur“ bei Abweichungen

✓ Workflow-Option bietet weitere Optimierungsmöglichkeiten

✓ Eingebunden in XTA-Plattform

✓ Rasche und unkomplizierte Einführung

✓ Schnittstellen-Möglichkeit mit zentralen IT-Systemen

Katalog

Standardisierte Einkaufsprozesse sind der Schlüssel zu mehr Effizienz und bieten Ihnen wertvolle Optimierungspotenziale bei Beschaffungs- und Prozesskosten. Xatena unterstützt Sie aktiv beim Übergang zu einer digitalen Einkaufsprozesslandschaft, die Ihr Unternehmen zukunftssicher macht.

Mit unserer Lösung erhält das Management umfassende Transparenz über alle Prozesse und die Zielerreichung. Die Einführung erfolgt schnell und unkompliziert, da nur wenige Schnittstellen erforderlich sind. Darüber hinaus ermöglichen wir die nahtlose Abbildung externer Lieferantenkataloge durch unser Punch-out-Katalog-Modul.

Optimieren Sie Ihren Einkauf mit Xatena und profitieren Sie von einer effizienten, transparenten und digitalen Einkaufsstrategie!

✓ Abbildung externer Lieferanten Kataloge im Modul (Punch-out Kataloge)

✓ Einfache Integration neuer Kataloge (kundenspezifisch => Sortiment/Pricing)

✓ Bestellmöglichkeit ab verschiedenen Katalogen in einer Bestellung

✓ Freigabe-Workflow Bestellungen

✓ Direkte Schnittstelle in SAP (Bestellung – BANF – kundenspezifischer Datentransfer)

✓ Abwicklung der Bestellung über bestehendes EDI-Netzwerk unseres Partners

✓ Abwicklung von AB und Lieferung etc. über Modul und Abgleich mit SAP

✓ P2P Möglichkeit